.png)
Главное управление юстицииБрестского областного исполнительного комитета
О совещании с директорами государственных архивов Брестской области
На совещании были рассмотрены вопросы о работе инспекторов архивов и делопроизводства по Брестской области Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, о состоянии работы по рассмотрению социально-правовых запросов граждан; об итогах проверок организации работы отделов делопроизводства и формирования НАФ государственных архивов области (областного и зонального в г. Пинске), о ходе выполнения Государственной программы «Архивы Беларуси» на 2011-2015 годы по состоянию на 19.11.2013, о планировании работы на 2014 год.
По рассмотренным вопросам были приняты соответствующие решения.
ИНФОРМАЦИЯ
о работе инспекторов архивов и делопроизводства
по Брестской области Государственной инспекции
архивов и делопроизводства Республики Беларусь
за январь-ноябрь 2013 г.
В соответствии с Планом проведения проверок в государственных органах на второе полугодие 2013 г., утвержденным директором Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 25.06.2013, проведено в установленные сроки 11 проверок. В настоящее время заканчиваются проверки Бытенского сельисполкома Ивацевичского района и финансового отдела Брестского райисполкома.
По результатам проверок организации делопроизводства и работы архива государственных органов составлено 9 актов, даны рекомендации об устранении выявленных нарушений в сфере архивного дела и делопроизводства. По результатам проверок администрации Московского района г. Бреста и финансового отдела Пинского райисполкома составлены справки.
С целью устранения нарушений в сфере архивного дела и делопроизводства в установленные сроки в акты проверок включались рекомендации:
|
Разработать положение об архиве, экспертной комиссии организации (в соответствии с пунктами 8, 54 Правил1 и 174 Инструкции по делопроизводству2) |
|
Назначить ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях управления и определить их обязанности. (в соответствии с пунктом 7 Инструкции по делопроизводству2) |
|
Представить на согласование в государственный архив локальную инструкцию по делопроизводству (для источников комплектования государственного архива) (в соответствии с пунктом 5 Инструкции по делопроизводству2) |
|
Представить на согласование номенклатуру дел организации в государственный архив (периодичность для источников комплектования – один раз в пять лет) (в соответствии с пунктами 27,29 Правил1 и 153, 155 Инструкции по делопроизводству2) |
|
Изготовить гербовые бланки организации типографским способом и организовать их учет и использование (в соответствии с пунктами 3, 9 Положения3) |
|
Провести научно-техническую обработку документов, завершенных делопроизводством (в соответствии с пунктами 73 Правил1 и 183 Инструкции по делопроизводству2) |
|
Составить годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу на основании описей дел структурных подразделений организации (в соответствии с пунктами 110 Правил1 и 191 Инструкции по делопроизводству2) |
|
Передать дела на постоянное хранение в государственный архив (в соответствии со ст. 20 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» и п. 350 Правил1) |
|
Провести проверки наличия и состояния дел постоянного хранения и по личному составу (в соответствии с пунктами 318, 324 Правил1) |
|
Дооборудовать помещение архива организации в соответствии с установленными требованиями (в соответствии с пунктами 272-279, 297 Правил1) |
|
Составить график и передать из структурных подразделений в архив организации на временное хранение дела постоянного хранения и по личному составу (в соответствии с пунктами 97, 99 Правил1 и 204, 206 Инструкции по делопроизводству2 |
|
Выделить помещение для хранения архива организации (в соответствии со ст. 12 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» и пунктом 272 Правил1) |
|
Завести книгу выдачи дел из архивохранилища (в соответствии с пунктом 311 Правил1) |
[1] Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 24.05.2012 № 143.
2 Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
3 Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172.
В целях улучшения организации и ведения делопроизводства в актах проверок чаще всего давались рекомендации, которыми организации должны руководствоваться постоянно:
соблюдать Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
составлять акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций и лиц, ответственных за архив (в соответствии с п. 18 Правил1);
выделять к уничтожению в установленном порядке дела с истекшими сроками хранения (в соответствии с п. 102 Правил1 и п. 207 Инструкции2);
проводить проверки наличия и состояния дел постоянного хранения один раз в 5 лет, дел по личному составу – 1 раз в 10 лет (в соответствии с п. 318 Правил1);
обеспечивать условия хранения документов в архивохранилище, соответствующие предъявляемым действующим законодательством требованиям к помещениям, электро-пожарному оборудованию, температурно-влажностному, световому режимам (в соответствии с п. 269-306 Правил1).
Выполнение указанных рекомендаций в конечном итоге направлено на предотвращение утраты или незаконного уничтожения должностными лицами организации документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений. В соответствии со статьей 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях указанные деяния влекут за собой привлечение к административной ответственности в виде наложения штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.
ИНФОРМАЦИЯ
о работе по рассмотрению запросов
граждан в государственных архивах
Брестской области
В государственные архивы Брестской области за январь-сентябрь 2013 г. поступило всего (социально-правовых, тематических, биографических, генеалогических) 9569 запросов (за январь-сентябрь 2012 г. – 7700), в том числе по электронной почте – 973 запроса (за январь-сентябрь 2012 г. – 159).
Из общего количества зарегистрированных запросов 2833 запроса носят социально-правовой характер, 15 из них поступило по электронной почте. С положительным результатом было исполнено 1879 (66,3 %) социально-правовых запросов. За аналогичный период 2012 года поступило 2393 социально-правовых запросов, из них с положительным результатом исполнено 1625.
Значительное место в работе госархивов с обращениями было отведено личному приёму граждан. За январь-сентябрь 2013 г. в госархивах в ходе личного приёма было принято и проконсультировано 5403 человека (за январь-сентябрь 2012 г. – 4861 человек).
Основная тематика запросов: об участии граждан в выборах в Сейм Польши, призыве в польскую армию в 1921-1939 гг., подтверждение фактов проживания и владения имуществом в 1921-1939 гг., пребывании в детских домах, трудового стажа, членства в колхозах, имущественных прав, размеров заработной платы, предоставления отпусков по уходу за детьми, получении чеков «Жильё», жилищной квоты, о судебных решениях и др.