Простому человеку сложно разобраться, какие архивы действуют на территории Республики Беларусь, с какого из них начинать поиск документов о своих родственниках, как подтвердить родство. В адрес главного управления юстиции Брестского облисполкома часто приходят запросы от граждан, в которых они просят проконсультировать, как найти, например, документы о регистрации актов гражданского состояния в отношении прадеда и прабабушки, деда и бабки, иные сведения биографического характера. Кроме фамилии, имени и отчества и сведений о том, что родственники проживали на территории Брестской области, больше не указывают других поисковых данных.

Хранение документов в архивах органов загса, в государственных архивах связано с территориальностью и хронологическими рамками событий. Кроме того, в архивы поступают на хранение документы определенного вида и от определенных организаций в соответствии с законодательством.

Дополнительную информацию о фондах государственных архивов Республики Беларусь (о хронологических рамках документов в зависимости от территориального признака), их контактные сведения можно получить на интернет-сайте Департамента по архивам и делопроизводству Минюста «Архивы Беларуси». В разделе «Архивные справочники» можно ознакомиться со справочником «Сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов социально-правового характера. Справочник. Мн., 2010.».

Кроме того, на сайте размещен информационный ресурс «Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда Республики Беларусь», с помощью которого можно ознакомиться со сведениями о составе, содержании и местонахождении документов, хранящихся в государственных архивах Республики Беларусь.

Направить запрос в государственный архив можно также через сайт «Архивы Беларуси», выбрав ссылку «Электронные обращения».

Что касается регистрации актов гражданского состояния, следует учитывать тот факт, что на территории Брестской области до 20 апреля 1940 г. и в период Великой Отечественной войны ее производили учреждения религиозных конфессий в зависимости от вероисповедания. После окончания войны в органы загса Брестской области поступили на хранение уцелевшие метрические книги для записи родившихся, бракосочетавшихся и умерших в основном православных церквей и римско-католических костелов. Органы загса обязаны хранить документы о регистрации актов гражданского состояния в течение 75 лет со дня их создания.

Далее в плановом порядке органы загса Брестской области осуществляют поэтапную передачу метрических книг на постоянное хранение по принципу территориальности в два архива – Национальный исторический архив Беларуси (НИАБ) в г. Минске и Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно. Метрические книги из органов загса Брестской области по территории комплектования Национального исторического архива Беларуси в г. Гродно, датированные до 1944 г., уже переданы в указанный архив на «вечное» хранение. В органах загса остались на хранении частично сохранившиеся метрические книги по территории комплектования НИАБ за временные рамки 1932-1944 гг.

Для обращения в исторические архивы за поиском сведений по метрическим книгам необходимо кроме фамилии, имени, отчества конкретного человека знать примерный год и место события (населенный пункт). Как правило, для жителей определенного населенного пункта приходом служила определенное религиозное учреждение. В метрической записи указывались сведения о вероисповедании, сведения о национальной принадлежности отсутствуют.

За разъяснением порядка истребования документов из органов загса (в том числе иностранных государств) следует обращаться в отдел загса по месту жительства. Для корректной консультации кроме персональных данных о фамилии, имени, отчества необходимы сведения о месте, времени события (или его регистрации).

Порядок истребования сведений зависит также от того, кто за ними обращается и его правомочия. Следует учитывать, что в период хранения документов в органах загса, в законодательном порядке доступ к информации, содержащейся в записях актов гражданского состояния, ограничен, так как сведения касаются личной жизни граждан и затрагивают их личные неимущественные права.

Исполнение заявлений граждан о выдаче повторных свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, а также справок, содержащих сведения из записей актов гражданского состояния, является административной процедурой. Органы загса генеалогическими исследованиями не занимаются. Граждане должны обращаться за документами с письменным заявлением непосредственно в отдел загса по месту жительства или в отдел загса по месту хранения записи акта гражданского состояния, или в архивы органов, регистрирующих акты гражданского состояния, главных управлений юстиции облисполкомов (Минского горисполкома).

В последнее время в Государственном архиве Брестской области (г. Брест, ул. В.Хоружей,15) наблюдается повышенный спрос на истребование сведений о национальности предков заявителей. В архиве хранятся документы с 1919 г. В основном это управленческая документация, в которой могут содержаться сведения о каких-то событиях, сведениях в отношении конкретного человека. Следует пояснить, что в архиве имеется ограниченный спектр видов документов, в которых может быть найдено упоминание о национальной принадлежности гражданина и только по определенным административно-территориальным единицам. При этом надо помнить, что за исполнение таких запросов (биографического, генеалогического характера) придется оплатить по утвержденному прейскуранту. А можно на месте поработать с документами в читальных залах – на бесплатной основе (за исключением копирования). Конечно же, работники архива подскажут, как искать, если пользователь сможет предоставить необходимый минимум поисковых сведений. Но следует учитывать, что документы за разные исторические периоды составлены на русском, польском, немецком и др. языках.

Таким образом, прежде чем обращаться за документальным подтверждением истории своей семьи в архивные учреждения, необходимо изучить домашние архивные документы, опросить родственников, близких людей. И пожелание на будущее, исходя из опыта настоящего, – если желаете сохранить сведения о своих родных или помочь своим потомкам осуществить поиск недостающих сведений в архивах через 50-100 лет – пишите семейные хроники.

Подготовила Кралько Наталья Михайловна,

начальник отдела архивных учреждений,

нотариата и загсов главного управления

юстиции Брестского облисполкома

Опубликовано в газете «Заря» №86 от 15 августа 2018 года.